L'autenticazione della sottoscrizione consiste nell'attestazione da parte di un funzionario, mediante apposito timbro, che un documento è stato firmato in sua presenza rendendo così formalmente validi i dati in esso contenuti.

Il sottoscrittore dell'istanza o della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà dev'essere cittadino di uno stato membro dell'Unione Europea.
I cittadini extracomunitari devono possedere un valido permesso di soggiorno per richiedere l’autentica della sottoscrizione di dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà. Le quali devono dichiarare fatti, stati, e qualità personali certificabili o attestabili da parte dei soggetti pubblici italiani.

La richiesta si effettua verbalmente presso l'ufficio anagrafe.
Le persone che per gravi motivi di salute siano impossibilitate a recarsi presso l’ufficio possono:

L’autentica viene fatta da agenti di polizia municipale appositamente incaricati nel luogo dove si trova il malato purchè risieda nel territorio del Comune.

All'atto della richiesta deve essere esibito:

L'autentica della sottoscrizione è normalmente soggetta ad imposta di bollo di € 16 salvo che tale documento debba essere utilizzato in procedimenti per i quali la legge abbia esplicitamente previsto un'esenzione dall'imposta di bollo.
Il versamento dell'imposta di bollo viene effettuato direttamente allo sportello.

L'autenticazione della sottoscrizione in sé non ha scadenza, ma le istanze e le dichiarazioni sostitutive degli atti di notorietà hanno la stessa scadenza dei documenti che sostituiscono.

L'attestazione è apposta di seguito alla sottoscrizione.
Possono essere autenticate le sottoscrizioni in calce ai seguenti tipi di documenti:

Non è mai necessaria l’autentica quando l'istanza o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà devono essere presentate ad una Pubblica Amministrazione o ad un esercente di pubblico servizio (ad es. ENEL, TELECOM, etc). è necessario infatti allegare una fotocopia di un proprio documento di identità. L’autentica è invece necessaria quando l’istanza o la dichiarazione sostitutiva servono per riscuotere dei benefici economici dovuti a persona diversa da quella cui spetterebbero (ad esempio la delega della riscossione della pensione).  La dichiarazione di chi non sa o non può firmare (persona non vedente, non alfabetizzata etc.) è raccolta direttamente dall'ufficiale che, anziché attestare l'autenticità della sottoscrizione, attesta l'autenticità della dichiarazione.
La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo per ragioni connesse allo stato di salute, ad eccezione di quelle in materia fiscale, possono essere rese dal coniuge o, in sua assenza dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado. Dell'impedimento temporaneo deve essere fatta menzione nella dichiarazione o nell'istanza.